PRIVACYVERKLARING RENS ACCOUNTANTS

(version Française en-dessous)

(English version below)

Vanaf 25 mei 2018 treedt de nieuwe Europese privacywetgeving (GDPR) in werking.  Hierdoor worden  uw persoonlijke data nog beter beveiligd en beheerd.

Rens Accountants hecht veel belang aan uw privacy.  Onze reputatie met betrekking tot onze integriteit en ons respect voor de privacy van onze klanten zijn voor ons buitengewoon belangrijk.  We doen alles wat we kunnen om de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten na te leven.

1. Onze privacyverklaring

 

Deze privacyverklaring heeft betrekking op Rens Accountants BVBA met maatschappelijke zetel te 2800 Mechelen, Schaliënhoevedreef 20c en met als ondernemingsnummer 0421.142.227.

 

Rens Accountants hecht veel belang aan uw privacy. Deze privacyverklaring is bedoeld om ‘u’ – als klant, potentiële klant, bezoeker van onze website of iemand anders die met ons contact opneemt – op een eenvoudige manier uit te leggen wat voor persoonsgegevens wij gebruiken en hoe wij die verwerken.

Deze privacyverklaring geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen.

2. Verwerking en gebruik van uw persoonsgegevens

 

Onder persoonsgegevens verstaan wij niet alleen gegevens die u rechtstreeks identificeren, maar ook gegevens aan de hand waarvan u onrechtstreeks kunt worden geïdentificeerd:

 

  • rechtstreekse identificatie is mogelijk via persoonsgegevens zoals uw naam, adres, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer enz;

  • onrechtstreekse identificatie is mogelijk via informatie die u kan identificeren wanneer ze wordt gecombineerd met andere informatie.  Zo is uw rekeningnummer niet noodzakelijkerwijs een persoonsgegeven. Het wordt echter wel een persoonsgegeven wanneer het wordt gekoppeld aan uw naam.

 

Verwerking en gebruik van persoonsgegevens verwijst naar het verzamelen, opslaan, bewaren, gebruiken, raadplegen, wijzigen, bekendmaken, verspreiden of vernietigen van uw persoonsgegevens.

 

2.1.  Welke persoonsgegevens verwerken wij ?

 

De verschillende categorieën van persoonsgegevens die wij doorgaans verwerken, zijn:

 

  • identiteitsgegevens, zoals bijvoorbeeld voornaam, naam, geboortedatum en -plaats, identiteitskaartnummer, telefoonnummer, gsm nummer, e-mailadres, BTW nummer, geslacht, nummerplaat, kopie van uw identiteitskaart, etc;

  • gegevens over financiële verrichtingen, zoals bijvoorbeeld bankrekeningnummer, stortingen, geldopnames en overschrijvingen van en naar uw rekening;

  • financiële gegevens, zoals bijvoorbeeld facturen, creditnota’s, loonfiches, waarde van uw onroerend goed of andere activa, lopende kredieten, etc;

  • sociaal-demografische gegevens, zoals bijvoorbeeld uw burgerlijke stand, uw gezinssituatie of andere relaties;

  • audiovisuele gegevens, zoals beelden van bewakingscamera’s wanneer u één van onze kantoren bezoekt.

 

Om wettelijke redenen kunnen wij ook gebruik maken van gegevens die beschikbaar zijn via externe bronnen (bv. informatie die komt van overheidsinstellingen in het kader van de strijd tegen terrorisme en het witwassen van geld).

 

Wij maken in principe geen gebruik van gevoelige persoonsgegevens gelinkt aan gezondheid, geloofsovertuigingen, politieke of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of etnische afkomst.

2.2.  Van wie verwerken wij persoonsgegevens ?

 

Wij verwerken persoonsgegevens van natuurlijke personen en rechtspersonen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben of gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben.

 

Dergelijke persoonsgegevens kunnen met name betrekking hebben op:

 

  • klanten en hun vertegenwoordigers of begunstigden;

  • potentiële klanten die interesse tonen in onze diensten;

  • iedereen die verbonden is aan een rechtspersoon, zoals een vertegenwoordiger van een vennootschap of een feitelijke vereniging.

 

Wij verwerken bijvoorbeeld uw persoonsgegevens wanneer u een klantenrelaties opstart met ons of ons via mail contacteert (eventueel via onze website).  Het gaat zowel om gegevens waarbij u in eigen naam handelt of in naam van een rechtspersoon.

 

Wij maken ook gebruik van persoonsgegevens van derden, zoals personen die geen klant zijn van ons, maar vanuit een bepaalde hoedanigheid, een bepaald recht of een bepaalde aanspraak een relatie met de klant hebben.

 

Enkele voorbeelden:

 

  • wettelijke vertegenwoordigers (bv. volmachthebbers);

  • uiteindelijke begunstigden;

  • aandeelhouders van vennootschappen indien zij natuurlijke personen zijn;

  • statutaire vertegenwoordigers;

  • bestuurders of personen die zijn opgegeven als contactpersoon van een zakelijke klant.

2.3.  Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens ?

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.  Bij elke verwerking worden enkel de gegevens verwerkt die pertinent zijn voor het bereiken van het beoogde doeleinde.

 

Wij gebruiken uw personeelsgegevens voor de volgende doeleinden:

 

  • Klantenacceptatieprocedure

Als IAB vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving.  In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen.  Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij u identificatiegegevens.  Deze verwerking vindt haar oorsprong in de wettelijke verplichting die op ons rust.

 

  • Het leveren van diensten

Om de diensten te leveren waarvoor u onze tussenkomst heeft gevraagd.

 

  • Het beheer van uw klantendossier 

Wij zijn wettelijk verplicht om een aantal van uw persoonsgegevens te verzamelen (kopie van uw identiteitskaart of andere documenten die uw identiteit bevestigen) om te oordelen of wij u al dan niet als klant kunnen aanvaarden.  Uiteraard hebben wij u adres, telefoonnummer en e-mail adres nodig om u in de toekomst te kunnen contacteren.

  • Het beheer van uw klantenrelatie

U kunt uitnodigingen krijgen om deel te nemen aan klantentevredenheids-of andere enquêtes.  Wij kunnen ook aantekeningen gebruiken die gemaakt werden tijdens uw bezoek bij ons op kantoor en dit om bijvoorbeeld op maat gemaakte diensten aan te bieden.

 

  • Financiële administratie

Wij verwerken persoonsgegevens teneinde onze eigen boekhouding en facturatie te kunnen voeren.  Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens.

Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang, met name de mogelijkheid om onze administratie bij te houden en de betaling te bekomen van de geleverde diensten en anderzijds de wettelijke verplichting om onze boekhouding te voeren.

 

  • Rekruteringsdoeleinden

Wij verzamelen persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers.  Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de kandidaat-werknemer en anderzijds ons gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven.

 

  • Informatieverstrekking 

Zo kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals uw e-mailadres) aanwenden om u op de hoogte te brengen van veranderingen binnen de wetgeving en andere onderwerpen welke voor u relevant kunnen zijn.  Daarnaast kunnen wij uw e-mail adres gebruiken om u te informeren over onze diensten, bijvoorbeeld om u op de hoogte te stellen van aankomende wijzingen en verbeteringen.

 

  • Inbreuken tegen wetgeving

Het voorkomen, opsporen en bestrijden van inbreuken tegen regelgeving die wij verplicht moeten naleven (bv. in het kader van de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en belastingfraude).

 

Wij zullen uw gegevens niet verkopen of verhuren aan derden.  Evenmin zullen wij u persoonlijke gegevens delen met bedrijven, organisaties en individuen buiten Rens Accountants, behalve in één van de volgende omstandigheden:

 

  • Mits uw toestemming

Wij kunnen persoonlijke gegevens delen met bedrijven, organisaties of individuen buiten Rens Accountants wanneer u ons toestemming heeft gegeven om dit te doen.  Wij hebben uw uitdrukkelijke toestemming nodig voor het delen van gevoelige persoonlijke gegevens.

 

  • Met domeinbeheerders

Onze software programma’s worden beheerd door een domeinbeheerder, dewelke toegang heeft tot uw persoonsgegevens (waaronder uw e-mailadres en andere gegevens).  Deze domeinbeheerder kan mogelijk het volgende doen:

  • uw gegevens die zijn opgeslagen als onderdeel van uw profiel openen of bewaren; 

  • uw gegevens ontvangen om te voldoen aan de van toepassing zijn wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties;

  • de mogelijkheden om gegevens te verwijderen of aan te passen.

 

  • Om juridische redenen

Wij delen persoonlijke gegevens met bedrijven, organisaties of individuen buiten Rens Accountants als wij te goeder trouw van mening zijn dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:

  • te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties;

  • de van toepassing zijnde voorwaarden af te dwingen, waaronder het onderzoeken van mogelijke schendingen;

  • fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken;

  • de rechten, eigendom of veiligheid van Rens Accountants, haar cliënteel of het publiek te beschermen, zoals vereist of toegestaan volgens de wet.

 

  • Wij gebruiken uw gegevens niet in het kader van profilering 

Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij deze gegevens gebruikt worden om bepaalde persoonlijke aspecten m.b.t. het individu te evalueren, in het bijzonder om elementen te analyseren of te voorspellen met betrekking tot zijn/haar rendement op het werk, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, lokalisatie of verplaatsingen.

 

3. Hoe beschermen wij uw gegevens ?

 

Onze reputatie met betrekking tot onze integriteit en ons respect voor de privacy van onze klanten zijn voor ons buitengewoon belangrijk.  Wij doen alles wat wij kunnen om de geldende Belgische wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten na te leven.  Hierop wordt toegezien door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

 

In overeenstemming met de wet nemen wij gepaste technische en organisatorische maatregelen (bv. procedures, IT-beveiligingsmaatregelen enz.) om te waarborgen dat uw persoonsgegevens voldoende beschermd zijn tegen toevallig verlies of diefstal.

 

Wij nemen de verantwoordelijkheid om uw gegevens te beveiligen zeer ernstig.  Daartoe hebben wij een beveiligingskader ingevoerd dat regelmatig wordt bijgewerkt.  Wij hebben hiervoor gepaste technische maatregelen en procedures ingevoerd om de integriteit van uw persoonsgegevens te garanderen, en te waarborgen dat ze op een vertrouwelijke en veilige manier worden verwerkt.

 

Bepaalde niet-gevoelige gegevens (uw e-mailadres) worde normaal via het internet verzonden en dit kan derhalve nooit 100% veilig gebeuren.  Als gevolg hiervan kunnen wij, hoewel wij ernaar streven uw persoonlijke gegevens te beschermen, de veiligheid van het doorsturen van informatie niet garanderen en doet u dit steeds op eigen risico. 

Niettemin, doen wij ons uiterste best om onszelf en ons cliënteel te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn.

Wij evalueren periodiek en systematisch onze handelswijze met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.

 

4. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden ze meegedeeld ?

 

Wij beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Rens Accountants en onderaannemers die deze gegevens moeten kennen om ze voor Rens Accountants te verwerken.  Deze personen zijn onderworpen aan strenge contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen.

 

Soms zijn wij wettelijk verplicht om uw gegevens te delen met externe partijen.  Wij zijn wettelijk verplicht om aan volgende derden persoonsgegevens door te geven:

 

  • publieke autoriteiten, regelgevende instanties en toezichthouders wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om klantengegevens mee te delen of bekend te maken, zoals de belastingadministratie of de Nationale Bank van België (NBB);

  • gerechtelijke of onderzoeksinstanties, zoals de politie, openbare aanklagers, rechtbanken, arbitrage- of bemiddelingsorganen op hun uitdrukkelijk verzoek;

  • advocaten, bijvoorbeeld bij faillissementen, notarissen, bijvoorbeeld bij het toekennen van een hypothecair krediet, bewindvoerders die iemand anders’ zaken beheren en bedrijfsrevisoren.

 

 

5. Welke rechten heeft u ?

 

5.1. Het recht om de gegevens in te kijken

 

Wij streven naar een hoge mate van transparantie over welke gegevens wij gebruiken.  U hebt wettelijk het recht om de persoonsgegevens die wok over u bewaren, in te zien.

 

Wij kunnen u:

 

  • een beschrijving geven van de persoonsgegevens die wij bewaren;

  • uitleggen waarom wij uw gegevens verzamelen;

  • meedelen aan welke externe partijen de gegevens worden overgedragen;

  • de redenen toelichten voor de eventuele automatische verwerking van uw gegevens.

 

Voor inzage in uw persoonsgegevens, kunt u terecht via de in deze verklaring aangehaalde kanalen. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.  Nadien overhandigen wij u een kopie van de gegevens die wij gebruiken.  Voor elke volgende kopie waar u om vraagt, mogen wij een redelijke vergoeding voor administratieve kosten vragen.

 

5.2. Het recht om de gegevens te verbeteren

 

Wij doen al het nodige om te garanderen dat uw persoonsgegevens nauwkeurig, actueel, volledig, relevant en niet misleidend zijn. Wij kunnen u vragen om te bevestigen of uw gegevens nog actueel zijn.  Als u denkt dat de persoonsgegevens in ons bezit niet correct zijn, kunt u ons vragen om ze te wijzigen.

Wij zullen uw persoonsgegevens aanpassen indien blijkt dat ze foutief, verouderd, onvolledig, irrelevant of misleidend zijn, rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

 

Als wij uw gegevens verbeteren en ze voordien hadden gedeeld met een derde, zullen wij ook die derde op de hoogte brengen wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

 

Als wij uw verzoek om uw persoonsgegevens te verbeteren weigeren, zullen wij u uitleggen waarom en hoe u een klacht kunt indienen. In dat geval kunnen wij u een aanvullende verklaring bezorgen dat de gegevens volgens u foutief zijn.

 

5.2. Het recht om de gegevens te laten verdwijnen of te beperken

 

U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. U erkent hierbij dat bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet geleverd kunnen worden. 

U kan ons ook verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

 

5.3. Het recht om u te verzetten tegen een bepaald gebruik van uw gegevens

 

U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. U dient dit verzoek evenwel te motiveren.

U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven. 

 

5.4. Het recht om de gegevens over te dragen aan een derde partij

 

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.  Tevens beschikt u over het recht om deze gegevens aan andere verantwoordelijken voor de verwerking te doen overdragen. 

 

5.5. Het recht om uw rechten uit te oefenen

 

U beschikt te allen tijde over het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken (op voorwaarde dat de verwerking gebaseerd is op uw toestemming).

 

5.6. Het recht om een klacht in te dienen

 

Wij zijn aansprakelijk voor de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens die u ons toevertrouwt.

Wij verbinden ons ertoe elke klacht op het vlak van privacy snel te behandelen en hebben dan ook procedures om doeltreffend te kunnen reageren op elk probleem dat u meldt.

 

Als u meer informatie wenst over externe partijen aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen meedelen vanwege een wettelijke verplichting of in het kader van een dienst die wij aan hen hebben toevertrouwd of als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u met ons contact opnemen door:

 

 

U kunt ons ook een brief sturen op onderstaand adres :

 

Rens Accountants BVBA

Schaliënhoevedreef 20c

2800 Mechelen

U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie :

 

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer

Drukpersstraat 35

1000 BRUSSEL

Tel. 02/274.48.00

Fax. 02/274.48.35

commission@privacycommission.be

 

 

6. Hoelang bewaren wij uw gegevens ?

 

Wij houden u persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de uitoefening van onze activiteiten en het verlenen van onze diensten, tenzij wij omwille van een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer dienen bij te houden of omdat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld nog loopt.

 

Uw klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 10 jaar na het beëindigen van onze klantenrelatie.

 

7. Ons cookiebeleid

 

Wij gebruiken cookies op onze website om de werking ervan te verbeteren, uw voorkeuren te onthouden en u informatie aan te reiken waarvan wij menen dat ze voor u interessant kan zijn.

 

Eenvoudig gezegd zijn cookies kleine gegevensbestanden die op uw computer worden opgeslagen. Ze kunnen verschillende functies hebben, maar doorgaans houden ze gegevens bij over de websites die u bezoekt.  Ze bevatten een kleine hoeveelheid informatie over uw bezoeken aan een specifieke website, die gebruikt kan worden om u en uw voorkeuren te onthouden voor een later bezoek.

 

Cookies kunnen ‘functioneel’ zijn en gegevens bevatten over u (als gebruiker), zoals de taal of munteenheid die u koos, zodat die opnieuw verschijnen telkens u de website bezoekt.

 

Cookies kunnen ook ‘technisch’ zijn en gegevens bewaren over welke pagina’s op de website van Rens Accountants de gebruiker bezocht en waar informatie werd ingevoerd in formulieren.  Dergelijke cookies reiken u informatie op maat aan en kunnen voorkomen dat u voortdurend dezelfde advertenties of berichten te zien krijgt.

 

Wij gebruiken de gegevens die cookies registreren ook voor statistieken en studies over de website van Rens Accountants en om de inhoud en prestaties ervan te verbeteren.

 

De meeste webbrowsers zijn automatisch ingesteld om cookies te aanvaarden. U kunt uw browser echter instellen om u te informeren over hoe u deze cookies kan beheren.  Als u onze cookies weigert, kan onze website trager werken of kunt u misschien niet alle diensten gebruiken.

 

 

8. Over deze privacyverklaring

 

Deze privacyverklaring is geldig vanaf 25 mei 2018 en kan worden gewijzigd om de inhoud ervan af te stemmen op wijzigingen in de wetgeving.  Alle wijzigingen zullen steeds op onze website worden aangegeven.

 

Voor verdere toelichting omtrent deze privacyverklaring kan u steeds terecht bij de zaakvoerders van Rens Accountants via : info@rensaccountants.be of via het contactformulier op de website : www.rensaccountants.be of telefonisch : 015/21.88.00

 

Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen. 

DECLARATION VIE PRIVEE RENS ACCOUNTANTS

1. Notre Déclaration Vie Privée

 

La présente Déclaration Vie Privée concerne la SPRL Rens Accountants BVBA, ayant son siège social à 2800 Malines, Schaliënhoevedreef 20c, et immatriculée sous le numéro d’entreprise 0421.142.227.

 

Rens Accountants attache beaucoup d’importance au respect de votre vie privée. La présente Déclaration Vie Privée a pour but de vous expliquer – en votre qualité de client, client potentiel, visiteur de notre site Internet ou autre personne qui nous contacte – dans des termes simples quelles données à caractère personnel nous utilisons et comment nous les traitons.

La présente Déclaration Vie Privée s’applique tant aux personnes physiques qu’aux personnes morales.

 

 

2. Traitement et utilisation de vos données à caractère personnel

 

Nous entendons par données à caractère personnel non seulement les données qui vous identifient directement, mais aussi les données qui permettent indirectement de vous identifier :

 

  • l’identification directe est possible au moyen de données à caractère personnel comme votre nom, votre adresse, votre numéro de Registre national, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, etc. ;

  • l’identification indirecte est possible au moyen d’informations qui, combinées à d’autres informations, permettent de vous identifier.  Votre numéro de compte n’est par exemple pas nécessairement une donnée à caractère personnel, mais il le devient s’il est utilisé en association avec votre nom.

 

Le traitement et l’utilisation de données à caractère personnel englobent la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la consultation, la modification, la publication, la diffusion ou la destruction de vos données à caractère personnel.

 

2.1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

 

Les différentes catégories de données à caractère personnel que nous traitons généralement sont les suivantes :

 

  • données d’identité, comme le prénom, le nom, la date et le lieu de naissance, le numéro de carte d’identité, le numéro de téléphone, le numéro de GSM, l’adresse e-mail, le numéro de TVA, le sexe, le numéro d’immatriculation, une copie de votre carte d’identité, etc. ;

  • données concernant des opérations financières, comme votre numéro de compte bancaire, des versements, des retraits d’argent et des virements de et vers votre compte ;

  • données financières, comme des factures, des notes de crédit, des fiches de paie, la valeur de votre bien immobilier ou d’autres actifs, vos crédits en cours, etc. ;

  • données sociodémographiques, comme votre état civil, votre composition de ménage ou d’autres relations ;

  • données audiovisuelles, comme des images des caméras de surveillance lorsque vous êtes de passage dans l’un de nos bureaux.

 

Pour des raisons légales, nous pouvons également utiliser des données provenant de sources externes (par ex. des informations émanant des organismes publics dans le cadre de la lutte contre le terrorisme et le blanchiment de capitaux).

Nous n’utilisons en principe pas de données sensibles ayant trait à la santé, aux convictions religieuses, politiques ou philosophiques, à l’orientation sexuelle ou à l’origine ethnique.

 

2.2. De qui traitons-nous les données à caractère personnel ?

 

Nous traitons des données à caractère personnel de personnes physiques et de personnes morales avec lesquelles nous entretenons, avons entretenu ou souhaitons entretenir à l’avenir une relation directe ou indirecte.

 

De telles données à caractère personnel peuvent notamment avoir trait :

 

  • à des clients et à leurs représentants ou bénéficiaires ;

  • à des clients potentiels qui manifestent de l’intérêt pour nos services ;

  • à toute personne liée à une personne morale, comme le représentant d’une société ou d’une association de fait.

 

Nous traitons par exemple vos données à caractère personnel lorsque vous entamez avec nous une relation client ou lorsque vous nous contactez par e-mail (éventuellement à partir de notre site Internet), que vous agissiez en votre nom propre ou au nom d’une personne morale.

 

Nous utilisons également des données à caractère personnel de tiers, comme des personnes qui ne font pas partie de nos clients mais qui entretiennent une relation avec le client en vertu d’une certaine qualité ou d’un certain droit.

 

Quelques exemples :

 

  • représentants légaux (par ex. mandataires) ;

  • bénéficiaires effectifs ;

  • actionnaires de sociétés s’ils sont des personnes physiques ;

  • représentants statutaires ;

  • administrateurs ou personnes désignées en tant que personnes de contact d’un client professionnel.

 

2.3. À quelles fins utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

 

Nous traitons vos données à caractère personnel à différentes fins. À chaque traitement, nous ne traitons que les données qui sont pertinentes pour la réalisation de l’objectif poursuivi.

 

Nous utilisons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

 

  • Procédure d’acceptation des clients

En notre qualité de membre de l’IEC, nous sommes soumis à la législation anti-blanchiment. En application de cette législation, nos clients doivent suivre une procédure d’acceptation. Pour tous les services en vue desquels vous souhaitez faire appel à nous, nous collectons vos données d’identification. Ce traitement repose sur l’obligation légale qui nous incombe.

 

  • Fourniture de services

Pour vous fournir les services en vue desquels vous avez demandé notre intervention.

  • Gestion de votre dossier client 

La loi nous oblige à collecter certaines de vos données à caractère personnel (copie de votre carte d’identité ou d’autres documents confirmant votre identité) afin d’évaluer si nous pouvons ou non vous accepter en tant que client. Et bien sûr, nous avons besoin de votre adresse, de votre numéro de téléphone et de votre adresse e-mail pour pouvoir vous contacter par la suite.

 

  • Gestion de votre relation client

Il se peut que vous receviez des invitations à participer à des enquêtes de satisfaction ou autres.  Nous pouvons également utiliser des notes prises durant votre visite en nos bureaux, par exemple pour vous proposer des services sur mesure.

 

  • Administration financière

Nous traitons des données à caractère personnel afin de pouvoir tenir notre propre comptabilité et réaliser notre facturation. Il s’agit dans ce cas de données d’identification et de facturation.

Ce traitement relève d’une part de l’intérêt légitime, à savoir la possibilité de tenir notre administration à jour et d’obtenir le paiement des services fournis, et d’autre part de l’obligation légale de tenir notre comptabilité.

 

  • Fins de recrutement

Nous collectons des données à caractère personnel en vue du recrutement de nouveaux travailleurs. Ce traitement trouve son fondement juridique d’une part dans le consentement du candidat et d’autre part dans notre intérêt légitime de recruter le candidat adéquat pour une fonction.

 

  • Fourniture d’informations

Nous pouvons notamment utiliser vos données à caractère personnel (comme votre adresse e-mail) pour vous informer de modifications de la législation et d’autres sujets susceptibles de vous intéresser. Nous pouvons en outre utiliser votre adresse e-mail pour vous informer de nos services, par exemple en cas de modifications ou améliorations imminentes.

 

  • Infractions à la législation

La prévention, la détection et la répression des infractions à la réglementation que nous sommes tenus de respecter (par ex. dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la fraude fiscale).

 

Nous ne vendrons ni ne louerons vos données à des tiers. Nous ne partagerons pas non plus vos données à caractère personnel avec des entreprises, organisations et personnes extérieures à Rens Accountants, sauf dans l’une des circonstances suivantes :

 

  • Avec votre consentement

Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des entreprises, organisations et personnes extérieures à Rens Accountants si vous nous avez donné votre consentement à cette fin. Nous avons besoin de votre consentement explicite pour pouvoir partager des données à caractère personnel sensibles.

  • Avec des gestionnaires de domaines

Nos logiciels sont gérés par un gestionnaire de domaines qui a accès à vos données à caractère personnel (dont votre adresse e-mail et d’autres données). Ce gestionnaire de domaines est notamment susceptible :

  • d’ouvrir ou de conserver vos données qui ont été enregistrées dans le cadre de la création de votre profil ; 

  • de recevoir vos données pour satisfaire à la législation et à la réglementation en vigueur, aux procédures légales ou aux demandes émanant d’instances publiques ;

  • de supprimer ou d’adapter des données.

 

  • Pour des raisons juridiques

Nous partageons des données à caractère personnel avec des entreprises, organisations et personnes extérieures à Rens Accountants si nous pensons de bonne foi que l’accès à, l’utilisation, la conservation ou la divulgation des données est raisonnablement requise pour :

  • satisfaire à la législation et à la réglementation en vigueur, aux procédures légales ou aux demandes exécutoires émanant d’instances publiques ;

  • exiger la réalisation des conditions applicables, dont l’examen de potentielles violations ;

  • détecter, prévenir ou lutter d’une autre manière contre la fraude et les problèmes techniques ou de sécurité ;

  • protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Rens Accountants, de sa clientèle ou du public, comme exigé ou autorisé par la loi.

 

  • Nous n’utilisons pas vos données à des fins de profilage

Le profilage désigne toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel utilisant ces données pour évaluer certains aspects personnels de l’individu, et en particulier pour analyser et prédire des éléments ayant trait à son rendement au travail, à sa situation économique, à sa santé, à ses préférences personnelles, à ses centres d’intérêt, à sa fiabilité, à son comportement, à sa localisation ou à ses déplacements.

 

 

3. Comment protégeons-nous vos données ?

 

Notre réputation en matière d’intégrité et de respect de la vie privée de nos clients est cruciale à nos yeux.  Nous mettons tout en œuvre pour nous conformer à la loi belge relative à la protection de la vie privée et à ses arrêtés d’exécution.  La Commission de la protection de la vie privée exerce à cet égard une surveillance.

 

Conformément à la loi, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles adéquates (par ex. des procédures, des mesures de sécurisation IT, etc.) afin de garantir que vos données à caractère personnel soient suffisamment protégées contre la perte ou le vol accidentel.

 

Nous prenons notre responsabilité de sécuriser vos données très au sérieux et nous avons introduit à cette fin un cadre de sécurisation qui est mis à jour régulièrement. Nous avons dans ce contexte instauré les mesures et procédures techniques adéquates pour garantir l’intégrité de vos données à caractère personnel et garantir qu’elles soient traitées en toute confidentialité et en toute sécurité.

Certaines données non sensibles (votre adresse e-mail) sont envoyées normalement par Internet, ce qui ne peut donc jamais être à 100 % sûr.  Par conséquent, et bien que nous aspirions à protéger vos données à caractère personnel, il n’est pas possible de garantir la sécurité de la transmission des informations et celle-ci se fait donc à vos propres risques. 

Nous faisons néanmoins tout notre possible pour nous protéger, ainsi que nos clients, contre l’accès non autorisé aux données en notre possession ou leur adaptation, divulgation ou destruction non autorisée.

Nous évaluons périodiquement et systématiquement notre procédure de collecte, d’enregistrement et de traitement des données, dont les mesures de protection physiques contre l’accès non autorisé aux systèmes.

 

 

4. Qui a accès à vos données et à qui sont-elles communiquées ?

 

Nous limitons l’accès aux données à caractère personnel aux collaborateurs et sous-traitants de Rens Accountants qui doivent en prendre connaissance afin de les traiter pour le compte de Rens Accountants.  Ces personnes sont soumises à des obligations de confidentialité contractuelles strictes et peuvent être sanctionnées ou licenciées si elles ne s’y conforment pas.

 

Il arrive que la loi nous oblige à partager vos données avec des parties externes.  Nous sommes légalement tenus de communiquer des données à caractère personnel aux tiers suivants :

 

  • autorités publiques, instances de régulation et autorités de surveillance lorsqu’il existe une obligation légale de communiquer ou de divulguer les données des clients, par exemple le fisc ou la Banque Nationale de Belgique (BNB) ;

  • des instances judiciaires ou d’investigation, comme la police, les procureurs du Roi, les tribunaux, les organes d’arbitrage ou de médiation, à leur demande expresse ;

  • les avocats, par exemple dans le cadre de faillites, les notaires, par exemple dans le cadre de l’octroi d’un crédit hypothécaire, les administrateurs qui gèrent les affaires de tiers et les réviseurs d’entreprises.

 

 

5. De quels droits disposez-vous ?

5.1. Le droit d’accéder aux données

 

Nous aspirons à une grande transparence quant aux données que nous utilisons. La loi vous confère le droit d’accéder aux données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet.

 

Nous pouvons vous :

 

  • fournir une description des données à caractère personnel que nous conservons ;

  • expliquer pourquoi nous collectons vos données ;

  • communiquer à quelles parties externes les données sont transmises ;

  • expliquer les motifs de l’éventuel traitement automatique de vos données.

Pour accéder à vos données à caractère personnel, vous pouvez utiliser les canaux renseignés dans la présente déclaration. Avant de donner suite à votre demande, nous pouvons vous demander de présenter une preuve d’identité. Nous vous transmettrons ensuite une copie des données que nous utilisons. Pour chaque copie supplémentaire que vous demanderez, nous pourrons vous demander une contribution raisonnable pour les frais administratifs.

 

5.2. Le droit de rectifier les données

 

Nous mettons tout en œuvre pour garantir que vos données à caractère personnel soient précises, actuelles, complètes, pertinentes et non trompeuses.  Nous pouvons vous demander de confirmer si vos données sont encore à jour. Si vous pensez que les données à caractère personnel en notre possession ne sont pas correctes, vous pouvez nous demander de les modifier.

Nous adapterons vos données à caractère personnel s’il s’avère qu’elles sont erronées, obsolètes, incomplètes, non pertinentes ou trompeuses compte tenu des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

 

Si nous rectifions vos données alors que nous les avions au préalable partagées avec un tiers, nous informerons également ce tiers lorsque la loi nous y oblige.

 

Si nous refusons de donner suite à votre demande de rectification de vos données à caractère personnel, nous vous expliquerons pourquoi et vous indiquerons comment vous pouvez introduire une plainte.  Dans ce cas, nous pouvons vous fournir une déclaration complémentaire selon laquelle les données sont à votre avis erronées.

 

5.3. Le droit de faire supprimer ou limiter les données

 

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Vous reconnaissez dans ce cas que si vous demandez la suppression de données à caractère personnel, certains services ne pourront pas vous être fournis. 

Vous pouvez aussi nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

 

5.4. Le droit de vous opposer à une certaine utilisation de vos données

 

Vous avez à tout moment le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel. Vous devrez toutefois motiver cette demande.

Vous pouvez aussi vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, auquel cas vous ne devrez pas motiver votre demande. 

 

5.5. Le droit de transmettre des données à une tierce partie

 

Vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons sous une forme structurée, courante et lisible par machine. Vous avez également le droit de faire transmettre ces données à d’autres responsables du traitement. 

 

5.6. Le droit d’exercer vos droits

 

Vous avez à tout moment le droit de révoquer votre consentement en vue du traitement de vos données à caractère personnel (à condition que le traitement repose sur votre consentement).

 

5.7. Le droit de déposer plainte

 

Nous sommes investis de la responsabilité de traiter avec soin les données à caractère personnel que vous nous confiez.

Nous nous engageons à traiter rapidement toute plainte en matière de protection de la vie privée et nous disposons donc de procédures pour nous permettre de réagir efficacement à tout problème que vous nous signalez.

 

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations au sujet des parties externes à qui nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel en vertu d’une obligation légale ou dans le cadre d’un service que nous leur avons confié, ou si vous avez une plainte à formuler au sujet du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter en :

 

 

Vous pouvez aussi nous envoyer un courrier ordinaire à l’adresse suivante :

 

Rens Accountants BVBA

Schaliënhoevedreef 20c

2800 Malines

 

Vous avez aussi le droit d’introduire une plainte auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée :

 

Commission de la protection de la vie privée 

Rue de la Presse 35

1000 BRUXELLES

Tél. 02/274.48.00

Fax 02/274.48.35

commission@privacycommission.be

 

 

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

 

Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour nos activités et pour la fourniture de nos services, sauf si nous devons conserver vos données à caractère personnel plus longtemps en vertu d’une obligation légale ou parce que la période durant laquelle une action en justice peut être intentée n’a pas encore expiré.

 

En tout état de cause, votre dossier client ne sera pas conservé plus longtemps que jusqu’à 10 ans après la fin de la relation client.

7. Notre politique en matière de cookies

 

Nous utilisons des cookies sur notre site Web afin d’en améliorer le fonctionnement, de retenir vos préférences et de vous proposer des informations que nous pensons susceptibles de vous intéresser.

 

En termes simples, les cookies sont des petits fichiers de données qui sont enregistrés sur votre ordinateur. Ils peuvent avoir différentes fonctions, mais ils servent généralement à conserver des données concernant les sites Internet que vous visitez. Ils contiennent une petite quantité d’informations concernant vos visites sur un site spécifique, qui peuvent être utilisées pour retenir vos préférences en vue d’une visite ultérieure.

 

Les cookies peuvent être fonctionnels et contenir des données vous concernant (en votre qualité d’utilisateur), comme la langue ou l’unité monétaire de votre choix, de manière à ce que vous les voyiez réapparaître chaque fois que vous retournez sur le site.

 

Les cookies peuvent aussi être « techniques » et conserver des données concernant les pages du site Internet de Rens Accountants que l’utilisateur a visitées et sur lesquelles il a encodé des informations dans des formulaires. De tels cookies vous fournissent des informations sur mesure et vous évitent de voir sans cesse apparaître les mêmes annonces ou messages.

 

Nous utilisons également les données que les cookies enregistrent à des fins de statistiques et d’études au sujet du site Internet de Rens Accountants, et pour en améliorer le contenu et la performance.

 

La plupart des navigateurs sont automatiquement paramétrés pour accepter les cookies. Vous pouvez toutefois paramétrer votre navigateur de manière à ce qu’il vous informe de la manière dont vous pouvez gérer ces cookies. Si vous refusez nos cookies, il se peut que notre site Internet fonctionne plus lentement ou que vous ne soyez pas en mesure de bénéficier de tous les services.

 

 

8. À propos de cette Déclaration Vie Privée

 

La présente Déclaration Vie Privée s’applique à partir du 25 mai 2018 et peut être modifiée afin d’en aligner le contenu sur les modifications de la législation. Toutes les modifications seront toujours annoncées sur notre site Internet.

 

Pour obtenir plus d’explications au sujet de la présente Déclaration Vie Privée, vous pouvez vous adresser en tout temps aux gérants de Rens Accountants par e-mail à l’adresse info@rensaccountants.be, en complétant le formulaire de contact sur le site Internet www.rensaccountants.be ou par téléphone au 015/21.88.00.

 

Avant de donner suite à votre demande, nous pouvons vous demander de présenter une preuve d’identité.

PRIVACY STATEMENT RENS ACCOUNTANTS

1. Our privacy statement

 

This privacy statement concerns Rens Accountants BVBA, with registered office at Schaliënhoevedreef 20c, 2800 Mechelen with company registration number 0421.142.227.

 

Rens Accountants attaches great importance to your privacy.This privacy statement is intended to simply explain to you, as a customer, potential customer, visitor to our website or someone else who makes contact with us, what personal data we use and how we process it.

This privacy statement applies to both natural persons and legal entities.

 

 

2. Processing and use of your personal data

 

We do not only understand personal data as data that directly identify you, but also data with which you can be indirectly identified:

 

  • direct identification is possible with personal data such as your name, address, national identification number, email address, telephone number, etc;

  • indirect identification is possible with data that can identify you when combined with other data.  Accordingly, your account number is not necessarily personal data. It does, however, become personal data when linked to your name.

 

The processing and use of personal data refers to the collection, storage, saving, use, consultation, changing, making known, distribution or destruction of your personal data.

 

2.1.  What personal data do we process?

 

The different categories of personal data that we usually process, are:

 

  • identity data, such as first name, surname, date and place of birth, identity card number, telephone number, mobile phone number, email address, VAT number, gender, number plate, copy of your identity card, etc.; 

  • data on financial details, such as bank account number, payments, cash withdrawals and bank transfers from and to your account;

  • financial data, such as invoices, credit notes, pay slips, value of your immovable property or other assets, ongoing credit, etc.;

  • social-demographic data, such as your marital status, your family situation or other relationships;

  • audio-visual data, such as pictures from surveillance cameras when you visit one of our offices.

 

For legal reasons we can also use data that is available from external sources (e.g. information from government institutions within the context of the fight against terrorism and money-laundering).

 

In principle we do not use sensitive personal data linked to health, religious convictions, political or philosophical convictions, sexual disposition or ethnic origin.

2.2.  Whose personal data do we process?

 

We process personal data on natural persons and legal entities with whom we have or have had a direct or indirect relationship or wish to do so in the future.

 

Such personal data can relate to:

 

  • customers and their representatives or beneficiaries;

  • potential customers who show interest in our services;

  • anyone associated with a legal person, such as a representative of a company or a factual association.

 

For example, we process your personal data when you start customer relations with us or contact us by mail (possibly through our website).  This concerns both data whereby you act in your own name or in the name of a legal person.

 

We also use personal data on third parties such as persons who are not customers of ours, but based on a certain capacity, a certain right or a certain claim, have a relationship with the customer.

 

Some examples:

 

  • legal representatives (e.g. mandatories);

  • ultimate beneficiaries;

  • shareholders of companies if they are natural persons;

  • statutory representatives;

  • directors or persons who are indicated as contact persons at a business customer.

 

2.3.  What do we use your personal data for?

 

We process your personal data for different purposes.  With each case of processing, only the data relevant to achieving the intended purpose are processed.

 

We use your personnel data for the following purposes:

 

  • Client acceptance procedure

As an IAB company we are subject to anti-money laundering laws.  With the application of these laws our customers must be subjected to a client acceptance procedure.  We collect your identification data for all services you wish us to provide you with.  This processing is based on the legal obligation imposed on us.

 

  • The provision of services

To provide the services you have requested from us.

 

  • The management of your customer file 

We are required by law to collect a number of your personal data (copy of your identity card or other documents that confirm your identity) to assess whether or not we can accept you as a customer.  Obviously we need your address, telephone number and email address to be able to contact you in the future.

 

  • The management of your customer relations

You can receive invitations to take part in customer satisfaction or other surveys.  We can also use notes made during your visit to our office to, for example, use them to offer you customised services.

 

  • Financial administration

We process personal data in order to be able to carry out our own accounting and invoicing.  This concerns identification data and invoice data.

On the one hand this processing is in the legitimate interest, being to maintain our administration and receive payment for the services supplied, and on the other hand to comply with legal obligation concerning our accounting.

 

  • Recruitment purposes

We collect personal data for the purposes of recruiting new employees.  This processing has its legal basis through on the one hand the permission of the candidate employee, and on the other hand our legitimate interest to recruit a suitable candidate for a position.

 

  • Provision of information 

We can then use your personal data (such as your email address) to inform you of changes to the law and other subjects which may be relevant to you.  We can also use your email address to inform you about our services, for example to inform you about impending changes and improvements.

 

  • Infringements of the law

The prevention, identification and combating of infringements of regulations that we must comply with (e.g. within the context of combating money-laundering, financing terrorism and tax fraud).

 

We will not sell or lease your data to third parties.  Neither will we share your personal data with companies, organisations or individuals outside Rens Accountants, with the exception of in one of the following circumstances:

 

  • With your permission

We can share personal data with companies, organisations or individuals outside Rens Accountants when you have given us your permission to do so.  We require your explicit permission for sharing sensitive personal data.

 

  • With domain administrators

Our software programs are administered by a domain administrator who has access to your personal data (including your email address and other data).  This domain administrator can possibly do the following:

  • open or save your data saved as part of your profile; 

  • receive your data to comply with the applicable laws and regulations, legal procedures or requests from public authorities;

  • erase or change data.

  • For legal reasons

We share personal data with companies, organisations or individuals outside Rens Accountants if we are of the opinion in good faith that access, use, saving or making the data public is reasonably necessary to:

  • comply with the applicable laws and regulations, legal procedures or enforceable requests from public authorities;

  • enforce the applicable conditions, including the investigation of possible violations;

  • detect, prevent or otherwise counter fraud and technical or security problems;

  • protect the rights, property or security of Rens Accountants, its clientele or the public, as required or permitted by law.

 

  • We do not use your data within the context of profiling 

Profiling is any form of automated processing of personal data whereby these data are used to evaluate certain personal aspects concerning the individual, in particular to analyse or predict elements with respect to his/her efficiency at work, economic situation, health, personal preferences, interests, reliability, behaviour, localisation or movements.

 

 

3. How do we protect your data?

 

Our reputation with respect to our integrity and our respect for the privacy of our customers is particularly important to us.  We do everything possible to comply with applicable Belgian law on the protection of personal privacy and the associated implementing decisions.  This is supervised by the "Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer" (Belgian Data Protection Authority).

 

In compliance with the law, we take appropriate technical and organisational measures (e.g. procedures, IT security measures, etc.) to ensure that your personal data are sufficiently protected against accidental loss or theft.

 

We take our responsibility to secure your data very seriously.  To ensure this we have introduced a security system that is regularly updated.  We have also introduced appropriate technical measures and procedures to guarantee the integrity of your personal data, and to guarantee that they are processed in a confidential and secure way.

 

Certain non-sensitive data (e.g. your email address) are normally sent through the internet and as a result can never be sent with 100% security.  As a consequence of this, although we make every effort to protect your personal data we cannot guarantee the security of the data sent and you always do this at your own risk. 

Nevertheless, we do everything in our power to protect ourselves and our clientele against unauthorised access to or unauthorised changing, making public or destruction of data in our possession.

We periodically and systematically evaluate our way of working with respect to the collection, storage and processing of data, including physical security measures and protection against unauthorised access to systems.

 

4. Who has access to your data and to whom they are communicated?

 

We restrict access to personal data to employees of Rens Accountants and subcontractors who must know these data to process them for Rens Accountants.  These persons are subjected to strict contractual confidentiality obligations and can be punished or dismissed if they do not comply with these obligations.

 

Sometimes we are required by law to share your data with external parties.  We are required by law to share personal data with the following third parties:

 

  • public authorities, regulatory authorities and supervisory officials when a legal obligation exists to share or make known customer data, such as the tax authorities or the National Bank of Belgium (NBB);

  • legal or investigating bodies such as the police, public prosecutors, law courts, arbitration or mediation bodies on their explicit request;

  • lawyers, for example in the event of a bankruptcy, notaries, for example when granting a mortgage, administrators who are administrating someone else’s affairs and company auditors.

 

 

5. What rights do you have?

 

5.1. The right to view the data

We strive for a high degree of transparency concerning the data we use.  You have a legal right to view the personal data that we save on you.

We can do the following for you:

  • provide a description of the personal data that we save;

  • explain why we collect your data;

  • state to which external parties the data are transferred;

  • explain the reasons for any automatic processing of your data.

 

You can use the contact details mentioned in this statement to view your personal data. We may ask you for proof of identity before complying with your request.  We will then give you a copy of the data we use.  We may request a reasonable payment to cover administrative costs for each following copy that you request.

 

5.2. The right to correct the data

 

We do all that is necessary to guarantee that your personal data is accurate, up-to-date, complete, relevant and not misleading. We can ask you to confirm that your data are still up-to-date.  If you think that the personal data in our possession are incorrect you can ask us to change them.

We will change your personal data if they appears to be incorrect, obsolete, incomplete, irrelevant or misleading, taking account of the purposes for which they were collected.

 

If we correct your data and they were previously shared with a third party, we will also inform the third party when we are legally bound to do so.

 

If we refuse your request to correct your personal data, we will explain to you why and how you can submit a complaint. In that case we can provide you with a supplementary declaration that you believe the data to be incorrect.

 

5.3. The right to have the data erased or restricted

You have the right to request us to erase your personal data. You then acknowledge that after a request to erase personal data, certain services cannot be supplied. 

You can also request us to restrict the processing of your personal data.

 

5.4. The right to object to certain use of your data

 

You always have the right to object to the use of your personal data. You must, however, give reasons for this.

You can also explicitly object to the processing of your personal data for direct marketing purposes. You do not have to give any reasons for this. 

 

5.5. The right to transfer the data to a third party

 

You have the right to obtain your personal data processed by us in a structured, customary and machine-readable form.  You also have the right to have these data transferred to other parties for processing. 

 

5.6. The right to exercise your rights

 

You have the right at all times to withdraw your permission for the processing of your personal data (on the condition that processing is based on your permission).

 

5.7. The right to submit a complaint

 

We are responsible for diligent care of the personal data that you entrust to us.

We bind ourselves to deal with any complaint regarding privacy quickly, and have procedures to effectively respond to any problem that you report.

 

If you would like more information about external parties to whom we may make your personal data known because of a legal obligation or within the context of a service that we have entrusted to them, or if you have complaints about the processing of your personal data, you can contact us as follows:

 

 

You can also send us a letter to the address below:

 

Rens Accountants BVBA

Schaliënhoevedreef 20c

2800 Mechelen

 

You also have the right to submit a complaint to the Belgian Privacy Commission:

 

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer

Drukpersstraat 35

1000 BRUSSELS

Tel. 02/274.48.00

Fax. 02/274.48.35

commission@privacycommission.be

 

 

6. How long do we save your data?

 

We do not save your personal data for longer than required to carry out our activities and provide our services, unless we must retain your personal data for longer because of legal obligationsor because the period within which legal proceedings can still be initiated is ongoing.

 

In any case, our customer file is not saved for longer than 10 years after the end of our customer relationship.

 

7. Our cookie policy

 

We use cookies on our website to improve its functions, to remember your preferences and to offer you information that we believe may be of interest to you.

 

In simple terms, cookies are small data files that are saved on your computer. They can have different functions, but they usually save data on the websites you visit.  They contain a small amount of information about your visit to a specific website, that can be used to remember you and your preferences for a later visit.

 

Cookies can be ‘functional’ and contain data on you (as a user), such as language or currency unit preferences so they appear again each time you visit the website.

 

Cookies can also be ‘technical’ and save data on which pages of the website of Rens Accountants the user visited and where information was entered in forms.  Such cookies give you individualised information and can prevent you from continuously seeing the same advertisements or messages.

 

We also use the data that cookies register for statistics and studies of the website of Rens Accountants and to be able to improve its content and performance.

 

Most web browsers are automatically set to accept cookies. You can however set your browser to tell you how to manage these cookies.  If you refuse our cookies, our website may become slower and you may not be able to use all the services.

 

 

8. About this privacy statement

 

This privacy statement is valid from May 25, 2018 and can be changed to align its content with changes to the law.  All changes will always be mentioned on our website.

 

For further details concerning this privacy statement you can always contact the directors at Rens Accountants on: info@rensaccountants.be, by using the contact form on the website: www.rensaccountants.be or by telephone: 015/21.88.00

 

We may ask you for proof of identity before complying with your request.