PRIVACYVERKLARING RENS ACCOUNTANTS

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(version Française en-dessous)

(English version below)

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Vanaf 25 mei 2018 treedt de nieuwe Europese privacywetgeving (GDPR) in werking.  Hierdoor worden  uw persoonlijke data nog beter beveiligd en beheerd.

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Rens Accountants hecht veel belang aan uw privacy.  Onze reputatie met betrekking tot onze integriteit en ons respect voor de privacy van onze klanten zijn voor ons buitengewoon belangrijk.  We doen alles wat we kunnen om de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten na te leven.

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1. Onze privacyverklaring

 

Deze privacyverklaring heeft betrekking op Rens Accountants BVBA met maatschappelijke zetel te 2800 Mechelen, Schaliënhoevedreef 20c en met als ondernemingsnummer 0421.142.227.

 

Rens Accountants hecht veel belang aan uw privacy. Deze privacyverklaring is bedoeld om ‘u’ – als klant, potentiële klant, bezoeker van onze website of iemand anders die met ons contact opneemt – op een eenvoudige manier uit te leggen wat voor persoonsgegevens wij gebruiken en hoe wij die verwerken.

Deze privacyverklaring geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen.

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2. Verwerking en gebruik van uw persoonsgegevens​

 

Onder persoonsgegevens verstaan wij niet alleen gegevens die u rechtstreeks identificeren, maar ook gegevens aan de hand waarvan u onrechtstreeks kunt worden geïdentificeerd:

 

• rechtstreekse identificatie is mogelijk via persoonsgegevens zoals uw naam, adres, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer enz;

• onrechtstreekse identificatie is mogelijk via informatie die u kan identificeren wanneer ze wordt gecombineerd met andere informatie.  Zo is uw rekeningnummer niet noodzakelijkerwijs een persoonsgegeven. Het wordt echter wel een persoonsgegeven wanneer het wordt gekoppeld aan uw naam.

 

Verwerking en gebruik van persoonsgegevens verwijst naar het verzamelen, opslaan, bewaren, gebruiken, raadplegen, wijzigen, bekendmaken, verspreiden of vernietigen van uw persoonsgegevens.

 

2.1.  Welke persoonsgegevens verwerken wij ?

 

De verschillende categorieën van persoonsgegevens die wij doorgaans verwerken, zijn:

 

• identiteitsgegevens, zoals bijvoorbeeld voornaam, naam, geboortedatum en -plaats, identiteitskaartnummer, telefoonnummer, gsm nummer, e-mailadres, BTW nummer, geslacht, nummerplaat, kopie van uw identiteitskaart, etc;

• gegevens over financiële verrichtingen, zoals bijvoorbeeld bankrekeningnummer, stortingen, geldopnames en overschrijvingen van en naar uw rekening;

• financiële gegevens, zoals bijvoorbeeld facturen, creditnota’s, loonfiches, waarde van uw onroerend goed of andere activa, lopende kredieten, etc;

• sociaal-demografische gegevens, zoals bijvoorbeeld uw burgerlijke stand, uw gezinssituatie of andere relaties;

• audiovisuele gegevens, zoals beelden van bewakingscamera’s wanneer u één van onze kantoren bezoekt.

 

Om wettelijke redenen kunnen wij ook gebruik maken van gegevens die beschikbaar zijn via externe bronnen (bv. informatie die komt van overheidsinstellingen in het kader van de strijd tegen terrorisme en het witwassen van geld).

 

Wij maken in principe geen gebruik van gevoelige persoonsgegevens gelinkt aan gezondheid, geloofsovertuigingen, politieke of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of etnische afkomst.

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2.2.  Van wie verwerken wij persoonsgegevens ?

 

Wij verwerken persoonsgegevens van natuurlijke personen en rechtspersonen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben of gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben.

 

Dergelijke persoonsgegevens kunnen met name betrekking hebben op:

 

• klanten en hun vertegenwoordigers of begunstigden;

• potentiële klanten die interesse tonen in onze diensten;

• iedereen die verbonden is aan een rechtspersoon, zoals een vertegenwoordiger van een vennootschap of een feitelijke vereniging.

 

Wij verwerken bijvoorbeeld uw persoonsgegevens wanneer u een klantenrelaties opstart met ons of ons via mail contacteert (eventueel via onze website).  Het gaat zowel om gegevens waarbij u in eigen naam handelt of in naam van een rechtspersoon.

 

Wij maken ook gebruik van persoonsgegevens van derden, zoals personen die geen klant zijn van ons, maar vanuit een bepaalde hoedanigheid, een bepaald recht of een bepaalde aanspraak een relatie met de klant hebben.

 

Enkele voorbeelden:

 

• wettelijke vertegenwoordigers (bv. volmachthebbers);

• uiteindelijke begunstigden;

• aandeelhouders van vennootschappen indien zij natuurlijke personen zijn;

• statutaire vertegenwoordigers;

• bestuurders of personen die zijn opgegeven als contactpersoon van een zakelijke klant.

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2.3.  Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens ?

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.  Bij elke verwerking worden enkel de gegevens verwerkt die pertinent zijn voor het bereiken van het beoogde doeleinde.

 

Wij gebruiken uw personeelsgegevens voor de volgende doeleinden:

 

• Klantenacceptatieprocedure

Als IAB vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving.  In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen.  Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij u identificatiegegevens.  Deze verwerking vindt haar oorsprong in de wettelijke verplichting die op ons rust.

 

• Het leveren van diensten

Om de diensten te leveren waarvoor u onze tussenkomst heeft gevraagd.

 

• Het beheer van uw klantendossier 

Wij zijn wettelijk verplicht om een aantal van uw persoonsgegevens te verzamelen (kopie van uw identiteitskaart of andere documenten die uw identiteit bevestigen) om te oordelen of wij u al dan niet als klant kunnen aanvaarden.  Uiteraard hebben wij u adres, telefoonnummer en e-mail adres nodig om u in de toekomst te kunnen contacteren.

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• Het beheer van uw klantenrelatie

U kunt uitnodigingen krijgen om deel te nemen aan klantentevredenheids-of andere enquêtes.  Wij kunnen ook aantekeningen gebruiken die gemaakt werden tijdens uw bezoek bij ons op kantoor en dit om bijvoorbeeld op maat gemaakte diensten aan te bieden.

 

• Financiële administratie

Wij verwerken persoonsgegevens teneinde onze eigen boekhouding en facturatie te kunnen voeren.  Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens.

Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang, met name de mogelijkheid om onze administratie bij te houden en de betaling te bekomen van de geleverde diensten en anderzijds de wettelijke verplichting om onze boekhouding te voeren.

 

• Rekruteringsdoeleinden

Wij verzamelen persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers.  Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de kandidaat-werknemer en anderzijds ons gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven.

 

• Informatieverstrekking 

Zo kunnen wij uw persoonsgegevens (zoals uw e-mailadres) aanwenden om u op de hoogte te brengen van veranderingen binnen de wetgeving en andere onderwerpen welke voor u relevant kunnen zijn.  Daarnaast kunnen wij uw e-mail adres gebruiken om u te informeren over onze diensten, bijvoorbeeld om u op de hoogte te stellen van aankomende wijzingen en verbeteringen.

 

• Inbreuken tegen wetgeving

Het voorkomen, opsporen en bestrijden van inbreuken tegen regelgeving die wij verplicht moeten naleven (bv. in het kader van de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en belastingfraude).

 

Wij zullen uw gegevens niet verkopen of verhuren aan derden.  Evenmin zullen wij u persoonlijke gegevens delen met bedrijven, organisaties en individuen buiten Rens Accountants, behalve in één van de volgende omstandigheden:

 

• Mits uw toestemming

Wij kunnen persoonlijke gegevens delen met bedrijven, organisaties of individuen buiten Rens Accountants wanneer u ons toestemming heeft gegeven om dit te doen.  Wij hebben uw uitdrukkelijke toestemming nodig voor het delen van gevoelige persoonlijke gegevens.

 

• Met domeinbeheerders

Onze software programma’s worden beheerd door een domeinbeheerder, dewelke toegang heeft tot uw persoonsgegevens (waaronder uw e-mailadres en andere gegevens).  Deze domeinbeheerder kan mogelijk het volgende doen:

• uw gegevens die zijn opgeslagen als onderdeel van uw profiel openen of bewaren; 

• uw gegevens ontvangen om te voldoen aan de van toepassing zijn wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties;

• de mogelijkheden om gegevens te verwijderen of aan te passen.

 

• Om juridische redenen

Wij delen persoonlijke gegevens met bedrijven, organisaties of individuen buiten Rens Accountants als wij te goeder trouw van mening zijn dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:

• te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties;

• de van toepassing zijnde voorwaarden af te dwingen, waaronder het onderzoeken van mogelijke schendingen;

• fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken;

• de rechten, eigendom of veiligheid van Rens Accountants, haar cliënteel of het publiek te beschermen, zoals vereist of toegestaan volgens de wet.

 

• Wij gebruiken uw gegevens niet in het kader van profilering 

Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij deze gegevens gebruikt worden om bepaalde persoonlijke aspecten m.b.t. het individu te evalueren, in het bijzonder om elementen te analyseren of te voorspellen met betrekking tot zijn/haar rendement op het werk, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, lokalisatie of verplaatsingen.

 

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3. Hoe beschermen wij uw gegevens ?

 

Onze reputatie met betrekking tot onze integriteit en ons respect voor de privacy van onze klanten zijn voor ons buitengewoon belangrijk.  Wij doen alles wat wij kunnen om de geldende Belgische wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten na te leven.  Hierop wordt toegezien door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

 

In overeenstemming met de wet nemen wij gepaste technische en organisatorische maatregelen (bv. procedures, IT-beveiligingsmaatregelen enz.) om te waarborgen dat uw persoonsgegevens voldoende beschermd zijn tegen toevallig verlies of diefstal.

 

Wij nemen de verantwoordelijkheid om uw gegevens te beveiligen zeer ernstig.  Daartoe hebben wij een beveiligingskader ingevoerd dat regelmatig wordt bijgewerkt.  Wij hebben hiervoor gepaste technische maatregelen en procedures ingevoerd om de integriteit van uw persoonsgegevens te garanderen, en te waarborgen dat ze op een vertrouwelijke en veilige manier worden verwerkt.

 

Bepaalde niet-gevoelige gegevens (uw e-mailadres) worde normaal via het internet verzonden en dit kan derhalve nooit 100% veilig gebeuren.  Als gevolg hiervan kunnen wij, hoewel wij ernaar streven uw persoonlijke gegevens te beschermen, de veiligheid van het doorsturen van informatie niet garanderen en doet u dit steeds op eigen risico. 

Niettemin, doen wij ons uiterste best om onszelf en ons cliënteel te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn.

Wij evalueren periodiek en systematisch onze handelswijze met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.

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4. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden ze meegedeeld ?

 

Wij beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Rens Accountants en onderaannemers die deze gegevens moeten kennen om ze voor Rens Accountants te verwerken.  Deze personen zijn onderworpen aan strenge contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen.

 

Soms zijn wij wettelijk verplicht om uw gegevens te delen met externe partijen.  Wij zijn wettelijk verplicht om aan volgende derden persoonsgegevens door te geven:

 

• publieke autoriteiten, regelgevende instanties en toezichthouders wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om klantengegevens mee te delen of bekend te maken, zoals de belastingadministratie of de Nationale Bank van België (NBB);

• gerechtelijke of onderzoeksinstanties, zoals de politie, openbare aanklagers, rechtbanken, arbitrage- of bemiddelingsorganen op hun uitdrukkelijk verzoek;

• advocaten, bijvoorbeeld bij faillissementen, notarissen, bijvoorbeeld bij het toekennen van een hypothecair krediet, bewindvoerders die iemand anders’ zaken beheren en bedrijfsrevisoren.

 

 

5. Welke rechten heeft u ?

 

5.1. Het recht om de gegevens in te kijken

 

Wij streven naar een hoge mate van transparantie over welke gegevens wij gebruiken.  U hebt wettelijk het recht om de persoonsgegevens die wok over u bewaren, in te zien.

 

Wij kunnen u:

 

• een beschrijving geven van de persoonsgegevens die wij bewaren;

• uitleggen waarom wij uw gegevens verzamelen;

• meedelen aan welke externe partijen de gegevens worden overgedragen;

• de redenen toelichten voor de eventuele automatische verwerking van uw gegevens.

 

Voor inzage in uw persoonsgegevens, kunt u terecht via de in deze verklaring aangehaalde kanalen. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.  Nadien overhandigen wij u een kopie van de gegevens die wij gebruiken.  Voor elke volgende kopie waar u om vraagt, mogen wij een redelijke vergoeding voor administratieve kosten vragen.

 

5.2. Het recht om de gegevens te verbeteren

 

Wij doen al het nodige om te garanderen dat uw persoonsgegevens nauwkeurig, actueel, volledig, relevant en niet misleidend zijn. Wij kunnen u vragen om te bevestigen of uw gegevens nog actueel zijn.  Als u denkt dat de persoonsgegevens in ons bezit niet correct zijn, kunt u ons vragen om ze te wijzigen.

Wij zullen uw persoonsgegevens aanpassen indien blijkt dat ze foutief, verouderd, onvolledig, irrelevant of misleidend zijn, rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

 

Als wij uw gegevens verbeteren en ze voordien hadden gedeeld met een derde, zullen wij ook die derde op de hoogte brengen wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

 

Als wij uw verzoek om uw persoonsgegevens te verbeteren weigeren, zullen wij u uitleggen waarom en hoe u een klacht kunt indienen. In dat geval kunnen wij u een aanvullende verklaring bezorgen dat de gegevens volgens u foutief zijn.

 

5.2. Het recht om de gegevens te laten verdwijnen of te beperken

 

U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. U erkent hierbij dat bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet geleverd kunnen worden. 

U kan ons ook verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

 

5.3. Het recht om u te verzetten tegen een bepaald gebruik van uw gegevens

 

U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. U dient dit verzoek evenwel te motiveren.

U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven. 

 

5.4. Het recht om de gegevens over te dragen aan een derde partij

 

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.  Tevens beschikt u over het recht om deze gegevens aan andere verantwoordelijken voor de verwerking te doen overdragen. 

 

5.5. Het recht om uw rechten uit te oefenen

 

U beschikt te allen tijde over het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken (op voorwaarde dat de verwerking gebaseerd is op uw toestemming).

 

5.6. Het recht om een klacht in te dienen

 

Wij zijn aansprakelijk voor de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens die u ons toevertrouwt.

Wij verbinden ons ertoe elke klacht op het vlak van privacy snel te behandelen en hebben dan ook procedures om doeltreffend te kunnen reageren op elk probleem dat u meldt.

 

Als u meer informatie wenst over externe partijen aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen meedelen vanwege een wettelijke verplichting of in het kader van een dienst die wij aan hen hebben toevertrouwd of als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u met ons contact opnemen door:

 

• ons te bellen : 015/21.88.00

• ons een e-mail te sturen : info@rensaccountants.be

 

U kunt ons ook een brief sturen op onderstaand adres :

 

Rens Accountants BVBA

Schaliënhoevedreef 20c

2800 Mechelen

U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie :

 

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer

Drukpersstraat 35

1000 BRUSSEL

Tel. 02/274.48.00

Fax. 02/274.48.35

commission@privacycommission.be

 

 

6. Hoelang bewaren wij uw gegevens ?

 

Wij houden u persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de uitoefening van onze activiteiten en het verlenen van onze diensten, tenzij wij omwille van een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer dienen bij te houden of omdat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld nog loopt.

 

Uw klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 10 jaar na het beëindigen van onze klantenrelatie.

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7. Ons cookiebeleid

 

Wij gebruiken cookies op onze website om de werking ervan te verbeteren, uw voorkeuren te onthouden en u informatie aan te reiken waarvan wij menen dat ze voor u interessant kan zijn.

 

Eenvoudig gezegd zijn cookies kleine gegevensbestanden die op uw computer worden opgeslagen. Ze kunnen verschillende functies hebben, maar doorgaans houden ze gegevens bij over de websites die u bezoekt.  Ze bevatten een kleine hoeveelheid informatie over uw bezoeken aan een specifieke website, die gebruikt kan worden om u en uw voorkeuren te onthouden voor een later bezoek.

 

Cookies kunnen ‘functioneel’ zijn en gegevens bevatten over u (als gebruiker), zoals de taal of munteenheid die u koos, zodat die opnieuw verschijnen telkens u de website bezoekt.

 

Cookies kunnen ook ‘technisch’ zijn en gegevens bewaren over welke pagina’s op de website van Rens Accountants de gebruiker bezocht en waar informatie werd ingevoerd in formulieren.  Dergelijke cookies reiken u informatie op maat aan en kunnen voorkomen dat u voortdurend dezelfde advertenties of berichten te zien krijgt.

 

Wij gebruiken de gegevens die cookies registreren ook voor statistieken en studies over de website van Rens Accountants en om de inhoud en prestaties ervan te verbeteren.

 

De meeste webbrowsers zijn automatisch ingesteld om cookies te aanvaarden. U kunt uw browser echter instellen om u te informeren over hoe u deze cookies kan beheren.  Als u onze cookies weigert, kan onze website trager werken of kunt u misschien niet alle diensten gebruiken.

 

 

8. Over deze privacyverklaring

 

Deze privacyverklaring is geldig vanaf 25 mei 2018 en kan worden gewijzigd om de inhoud ervan af te stemmen op wijzigingen in de wetgeving.  Alle wijzigingen zullen steeds op onze website worden aangegeven.

 

Voor verdere toelichting omtrent deze privacyverklaring kan u steeds terecht bij de zaakvoerders van Rens Accountants via : info@rensaccountants.be of via het contactformulier op de website : www.rensaccountants.be of telefonisch : 015/21.88.00

 

Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen. 

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DECLARATION VIE PRIVEE RENS ACCOUNTANTS

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1. Notre Déclaration Vie Privée

 

La présente Déclaration Vie Privée concerne la SPRL Rens Accountants BVBA, ayant son siège social à 2800 Malines, Schaliënhoevedreef 20c, et immatriculée sous le numéro d’entreprise 0421.142.227.

 

Rens Accountants attache beaucoup d’importance au respect de votre vie privée. La présente Déclaration Vie Privée a pour but de vous expliquer – en votre qualité de client, client potentiel, visiteur de notre site Internet ou autre personne qui nous contacte – dans des termes simples quelles données à caractère personnel nous utilisons et comment nous les traitons.

La présente Déclaration Vie Privée s’applique tant aux personnes physiques qu’aux personnes morales.

 

 

2. Traitement et utilisation de vos données à caractère personnel

 

Nous entendons par données à caractère personnel non seulement les données qui vous identifient directement, mais aussi les données qui permettent indirectement de vous identifier :

 

• l’identification directe est possible au moyen de données à caractère personnel comme votre nom, votre adresse, votre numéro de Registre national, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, etc. ;

• l’identification indirecte est possible au moyen d’informations qui, combinées à d’autres informations, permettent de vous identifier.  Votre numéro de compte n’est par exemple pas nécessairement une donnée à caractère personnel, mais il le devient s’il est utilisé en association avec votre nom.

 

Le traitement et l’utilisation de données à caractère personnel englobent la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la consultation, la modification, la publication, la diffusion ou la destruction de vos données à caractère personnel.

 

2.1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

 

Les différentes catégories de données à caractère personnel que nous traitons généralement sont les suivantes :

 

• données d’identité, comme le prénom, le nom, la date et le lieu de naissance, le numéro de carte d’identité, le numéro de téléphone, le numéro de GSM, l’adresse e-mail, le numéro de TVA, le sexe, le numéro d’immatriculation, une copie de votre carte d’identité, etc. ;

• données concernant des opérations financières, comme votre numéro de compte bancaire, des versements, des retraits d’argent et des virements de et vers votre compte ;

• données financières, comme des factures, des notes de crédit, des fiches de paie, la valeur de votre bien immobilier ou d’autres actifs, vos crédits en cours, etc. ;

• données sociodémographiques, comme votre état civil, votre composition de ménage ou d’autres relations ;

• données audiovisuelles, comme des images des caméras de surveillance lorsque vous êtes de passage dans l’un de nos bureaux.

 

Pour des raisons légales, nous pouvons également utiliser des données provenant de sources externes (par ex. des informations émanant des organismes publics dans le cadre de la lutte contre le terrorisme et le blanchiment de capitaux).

Nous n’utilisons en principe pas de données sensibles ayant trait à la santé, aux convictions religieuses, politiques ou philosophiques, à l’orientation sexuelle ou à l’origine ethnique.

 

2.2. De qui traitons-nous les données à caractère personnel ?

 

Nous traitons des données à caractère personnel de personnes physiques et de personnes morales avec lesquelles nous entretenons, avons entretenu ou souhaitons entretenir à l’avenir une relation directe ou indirecte.

 

De telles données à caractère personnel peuvent notamment avoir trait :

 

• à des clients et à leurs représentants ou bénéficiaires ;

• à des clients potentiels qui manifestent de l’intérêt pour nos services ;

• à toute personne liée à une personne morale, comme le représentant d’une société ou d’une association de fait.

 

Nous traitons par exemple vos données à caractère personnel lorsque vous entamez avec nous une relation client ou lorsque vous nous contactez par e-mail (éventuellement à partir de notre site Internet), que vous agissiez en votre nom propre ou au nom d’une personne morale.

 

Nous utilisons également des données à caractère personnel de tiers, comme des personnes qui ne font pas partie de nos clients mais qui entretiennent une relation avec le client en vertu d’une certaine qualité ou d’un certain droit.

 

Quelques exemples :

 

• représentants légaux (par ex. mandataires) ;

• bénéficiaires effectifs ;

• actionnaires de sociétés s’ils sont des personnes physiques ;

• représentants statutaires ;

• administrateurs ou personnes désignées en tant que personnes de contact d’un client professionnel.

 

2.3. À quelles fins utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

 

Nous traitons vos données à caractère personnel à différentes fins. À chaque traitement, nous ne traitons que les données qui sont pertinentes pour la réalisation de l’objectif poursuivi.

 

Nous utilisons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

 

• Procédure d’acceptation des clients

En notre qualité de membre de l’IEC, nous sommes soumis à la législation anti-blanchiment. En application de cette législation, nos clients doivent suivre une procédure d’acceptation. Pour tous les services en vue desquels vous souhaitez faire appel à nous, nous collectons vos données d’identification. Ce traitement repose sur l’obligation légale qui nous incombe.

 

• Fourniture de services

Pour vous fournir les services en vue desquels vous avez demandé notre intervention.

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• Gestion de votre dossier client 

La loi nous oblige à collecter certaines de vos données à caractère personnel (copie de votre carte d’identité ou d’autres documents confirmant votre identité) afin d’évaluer si nous pouvons ou non vous accepter en tant que client. Et bien sûr, nous avons besoin de votre adresse, de votre numéro de téléphone et de votre adresse e-mail pour pouvoir vous contacter par la suite.

 

• Gestion de votre relation client

Il se peut que vous receviez des invitations à participer à des enquêtes de satisfaction ou autres.  Nous pouvons également utiliser des notes prises durant votre visite en nos bureaux, par exemple pour vous proposer des services sur mesure.

 

• Administration financière

Nous traitons des données à caractère personnel afin de pouvoir tenir notre propre comptabilité et réaliser notre facturation. Il s’agit dans ce cas de données d’identification et de facturation.

Ce traitement relève d’une part de l’intérêt légitime, à savoir la possibilité de tenir notre administration à jour et d’obtenir le paiement des services fournis, et d’autre part de l’obligation légale de tenir notre comptabilité.

 

• Fins de recrutement

Nous collectons des données à caractère personnel en vue du recrutement de nouveaux travailleurs. Ce traitement trouve son fondement juridique d’une part dans le consentement du candidat et d’autre part dans notre intérêt légitime de recruter le candidat adéquat pour une fonction.

 

• Fourniture d’informations

Nous pouvons notamment utiliser vos données à caractère personnel (comme votre adresse e-mail) pour vous informer de modifications de la législation et d’autres sujets susceptibles de vous intéresser. Nous pouvons en outre utiliser votre adresse e-mail pour vous informer de nos services, par exemple en cas de modifications ou améliorations imminentes.

 

• Infractions à la législation

La prévention, la détection et la répression des infractions à la réglementation que nous sommes tenus de respecter (par ex. dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la fraude fiscale).

 

Nous ne vendrons ni ne louerons vos données à des tiers. Nous ne partagerons pas non plus vos données à caractère personnel avec des entreprises, organisations et personnes extérieures à Rens Accountants, sauf dans l’une des circonstances suivantes :

 

• Avec votre consentement

Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des entreprises, organisations et personnes extérieures à Rens Accountants si vous nous avez donné votre consentement à cette fin. Nous avons besoin de votre consentement explicite pour pouvoir partager des données à caractère personnel sensibles.

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• Avec des gestionnaires de domaines

Nos logiciels sont gérés par un gestionnaire de domaines qui a accès à vos données à caractère personnel (dont votre adresse e-mail et d’autres données). Ce gestionnaire de domaines est notamment susceptible :

• d’ouvrir ou de conserver vos données qui ont été enregistrées dans le cadre de la création de votre profil ; 

• de recevoir vos données pour satisfaire à la législation et à la réglementation en vigueur, aux procédures légales ou aux demandes émanant d’instances publiques ;

• de supprimer ou d’adapter des données.

 

• Pour des raisons juridiques

Nous partageons des données à caractère personnel avec des entreprises, organisations et personnes extérieures à Rens Accountants si nous pensons de bonne foi que l’accès à, l’utilisation, la conservation ou la divulgation des données est raisonnablement requise pour :

• satisfaire à la législation et à la réglementation en vigueur, aux procédures légales ou aux demandes exécutoires émanant d’instances publiques ;

• exiger la réalisation des conditions applicables, dont l’examen de potentielles violations ;

• détecter, prévenir ou lutter d’une autre manière contre la fraude et les problèmes techniques ou de sécurité ;

• protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Rens Accountants, de sa clientèle ou du public, comme exigé ou autorisé par la loi.

 

• Nous n’utilisons pas vos données à des fins de profilage

Le profilage désigne toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel utilisant ces données pour évaluer certains aspects personnels de l’individu, et en particulier pour analyser et prédire des éléments ayant trait à son rendement au travail, à sa situation économique, à sa santé, à ses préférences personnelles, à ses centres d’intérêt, à sa fiabilité, à son comportement, à sa localisation ou à ses déplacements.

 

 

3. Comment protégeons-nous vos données ?

 

Notre réputation en matière d’intégrité et de respect de la vie privée de nos clients est cruciale à nos yeux.  Nous mettons tout en œuvre pour nous conformer à la loi belge relative à la protection de la vie privée et à ses arrêtés d’exécution.  La Commission de la protection de la vie privée exerce à cet égard une surveillance.

 

Conformément à la loi, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles adéquates (par ex. des procédures, des mesures de sécurisation IT, etc.) afin de garantir que vos données à caractère personnel soient suffisamment protégées contre la perte ou le vol accidentel.

 

Nous prenons notre responsabilité de sécuriser vos données très au sérieux et nous avons introduit à cette fin un cadre de sécurisation qui est mis à jour régulièrement. Nous avons dans ce contexte instauré les mesures et procédures techniques adéquates pour garantir l’intégrité de vos données à caractère personnel et garantir qu’elles soient traitées en toute confidentialité et en toute sécurité.

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Certaines données non sensibles (votre adresse e-mail) sont envoyées normalement par Internet, ce qui ne peut donc jamais être à 100 % sûr.  Par conséquent, et bien que nous aspirions à protéger vos données à caractère personnel, il n’est pas possible de garantir la sécurité de la transmission des informations et celle-ci se fait donc à vos propres risques. 

Nous faisons néanmoins tout notre possible pour nous protéger, ainsi que nos clients, contre l’accès non autorisé aux données en notre possession ou leur adaptation, divulgation ou destruction non autorisée.

Nous évaluons périodiquement et systématiquement notre procédure de collecte, d’enregistrement et de traitement des données, dont les mesures de protection physiques contre l’accès non autorisé aux systèmes.

 

 

4. Qui a accès à vos données et à qui sont-elles communiquées ?

 

Nous limitons l’accès aux données à caractère personnel aux collaborateurs et sous-traitants de Rens Accountants qui doivent en prendre connaissance afin de les traiter pour le compte de Rens Accountants.  Ces personnes sont soumises à des obligations de confidentialité contractuelles strictes et peuvent être sanctionnées ou licenciées si elles ne s’y conforment pas.

 

Il arrive que la loi nous oblige à partager vos données avec des parties externes.  Nous sommes légalement tenus de communiquer des données à caractère personnel aux tiers suivants :

 

• autorités publiques, instances de régulation et autorités de surveillance lorsqu’il existe une obligation légale de communiquer ou de divulguer les données des clients, par exemple le fisc ou la Banque Nationale de Belgique (BNB) ;

• des instances judiciaires ou d’investigation, comme la police, les procureurs du Roi, les tribunaux, les organes d’arbitrage ou de médiation, à leur demande expresse ;

• les avocats, par exemple dans le cadre de faillites, les notaires, par exemple dans le cadre de l’octroi d’un crédit hypothécaire, les administrateurs qui gèrent les affaires de tiers et les réviseurs d’entreprises.

 

 

5. De quels droits disposez-vous ?

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5.1. Le droit d’accéder aux données

 

Nous aspirons à une grande transparence quant aux données que nous utilisons. La loi vous confère le droit d’accéder aux données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet.

 

Nous pouvons vous :

 

• fournir une description des données à caractère personnel que nous conservons ;

• expliquer pourquoi nous collectons vos données ;

• communiquer à quelles parties externes les données sont transmises ;

• expliquer les motifs de l’éventuel traitement automatique de vos données.

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Pour accéder à vos données à caractère personnel, vous pouvez utiliser les canaux renseignés dans la présente déclaration. Avant de donner suite à votre demande, nous pouvons vous demander de présenter une preuve d’identité. Nous vous transmettrons ensuite une copie des données que nous utilisons. Pour chaque copie supplémentaire que vous demanderez, nous pourrons vous demander une contribution raisonnable pour les frais administratifs.

 

5.2. Le droit de rectifier les données

 

Nous mettons tout en œuvre pour garantir que vos données à caractère personnel soient précises, actuelles, complètes, pertinentes et non trompeuses.  Nous pouvons vous demander de confirmer si vos données sont encore à jour. Si vous pensez que les données à caractère personnel en notre possession ne sont pas correctes, vous pouvez nous demander de les modifier.

Nous adapterons vos données à caractère personnel s’il s’avère qu’elles sont erronées, obsolètes, incomplètes, non pertinentes ou trompeuses compte tenu des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

 

Si nous rectifions vos données alors que nous les avions au préalable partagées avec un tiers, nous informerons également ce tiers lorsque la loi nous y oblige.

 

Si nous refusons de donner suite à votre demande de rectification de vos données à caractère personnel, nous vous expliquerons pourquoi et vous indiquerons comment vous pouvez introduire une plainte.  Dans ce cas, nous pouvons vous fournir une déclaration complémentaire selon laquelle les données sont à votre avis erronées.

 

5.3. Le droit de faire supprimer ou limiter les données

 

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Vous reconnaissez dans ce cas que si vous demandez la suppression de données à caractère personnel, certains services ne pourront pas vous être fournis. 

Vous pouvez aussi nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

 

5.4. Le droit de vous opposer à une certaine utilisation de vos données

 

Vous avez à tout moment le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel. Vous devrez toutefois motiver cette demande.

Vous pouvez aussi vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, auquel cas vous ne devrez pas motiver votre demande. 

 

5.5. Le droit de transmettre des données à une tierce partie

 

Vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons sous une forme structurée, courante et lisible par machine. Vous avez également le droit de faire transmettre ces données à d’autres responsables du traitement. 

 

5.6. Le droit d’exercer vos droits

 

Vous avez à tout moment le droit de révoquer votre consentement en vue du traitement de vos données à caractère personnel (à condition que le traitement repose sur votre consentement).

 

5.7. Le droit de déposer plainte

 

Nous sommes investis de la responsabilité de traiter avec soin les données à caractère personnel que vous nous confiez.

Nous nous engageons à traiter rapidement toute plainte en matière de protection de la vie privée et nous disposons donc de procédures pour nous permettre de réagir efficacement à tout problème que vous nous signalez.

 

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations au sujet des parties externes à qui nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel en vertu d’une obligation légale ou dans le cadre d’un service que nous leur avons confié, ou si vous avez une plainte à formuler au sujet du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter en :

 

• nous appelant : 015/21.88.00

• nous envoyant un e-mail : info@rensaccountants.be

 

Vous pouvez aussi nous envoyer un courrier ordinaire à l’adresse suivante :

 

Rens Accountants BVBA

Schaliënhoevedreef 20c

2800 Malines

 

Vous avez aussi le droit d’introduire une plainte auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée :

 

Commission de la protection de la vie privée 

Rue de la Presse 35

1000 BRUXELLES

Tél. 02/274.48.00

Fax 02/274.48.35

commission@privacycommission.be

 

 

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

 

Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour nos activités et pour la fourniture de nos services, sauf si nous devons conserver vos données à caractère personnel plus longtemps en vertu d’une obligation légale ou parce que la période durant laquelle une action en justice peut être intentée n’a pas encore expiré.

 

En tout état de cause, votre dossier client ne sera pas conservé plus longtemps que jusqu’à 10 ans après la fin de la relation client.

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7. Notre politique en matière de cookies

 

Nous utilisons des cookies sur notre site Web afin d’en améliorer le fonctionnement, de retenir vos préférences et de vous proposer des informations que nous pensons susceptibles de vous intéresser.

 

En termes simples, les cookies sont des petits fichiers de données qui sont enregistrés sur votre ordinateur. Ils peuvent avoir différentes fonctions, mais ils servent généralement à conserver des données concernant les sites Internet que vous visitez. Ils contiennent une petite quantité d’informations concernant vos visites sur un site spécifique, qui peuvent être utilisées pour retenir vos préférences en vue d’une visite ultérieure.

 

Les cookies peuvent être fonctionnels et contenir des données vous concernant (en votre qualité d’utilisateur), comme la langue ou l’unité monétaire de votre choix, de manière à ce que vous les voyiez réapparaître chaque fois que vous retournez sur le site.

 

Les cookies peuvent aussi être « techniques » et conserver des données concernant les pages du site Internet de Rens Accountants que l’utilisateur a visitées et sur lesquelles il a encodé des informations dans des formulaires. De tels cookies vous fournissent des informations sur mesure et vous évitent de voir sans cesse apparaître les mêmes annonces ou messages.

 

Nous utilisons également les données que les cookies enregistrent à des fins de statistiques et d’études au sujet du site Internet de Rens Accountants, et pour en améliorer le contenu et la performance.

 

La plupart des navigateurs sont automatiquement paramétrés pour accepter les cookies. Vous pouvez toutefois paramétrer votre navigateur de manière à ce qu’il vous informe de la manière dont vous pouvez gérer ces cookies. Si vous refusez nos cookies, il se peut que notre site Internet fonctionne plus lentement ou que vous ne soyez pas en mesure de bénéficier de tous les services.

 

 

8. À propos de cette Déclaration Vie Privée

 

La présente Déclaration Vie Privée s’applique à partir du 25 mai 2018 et peut être modifiée afin d’en aligner le contenu sur les modifications de la législation. Toutes les modifications seront toujours annoncées sur notre site Internet.

 

Pour obtenir plus d’explications au sujet de la présente Déclaration Vie Privée, vous pouvez vous adresser en tout temps aux gérants de Rens Accountants par e-mail à l’adresse info@rensaccountants.be, en complétant le formulaire de contact sur le site Internet www.rensaccountants.be ou par téléphone au 015/21.88.00.

 

Avant de donner suite à votre demande, nous pouvons vous demander de présenter une preuve d’identité.

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