DECLARATION VIE PRIVEE RENS ACCOUNTANTS

1. Notre Déclaration Vie Privée

 

La présente Déclaration Vie Privée concerne la SPRL Rens Accountants BVBA, ayant son siège social à 2800 Malines, Schaliënhoevedreef 20c, et immatriculée sous le numéro d’entreprise 0421.142.227.

 

Rens Accountants attache beaucoup d’importance au respect de votre vie privée. La présente Déclaration Vie Privée a pour but de vous expliquer – en votre qualité de client, client potentiel, visiteur de notre site Internet ou autre personne qui nous contacte – dans des termes simples quelles données à caractère personnel nous utilisons et comment nous les traitons.

La présente Déclaration Vie Privée s’applique tant aux personnes physiques qu’aux personnes morales.

 

 

2. Traitement et utilisation de vos données à caractère personnel

 

Nous entendons par données à caractère personnel non seulement les données qui vous identifient directement, mais aussi les données qui permettent indirectement de vous identifier :

 

  • l’identification directe est possible au moyen de données à caractère personnel comme votre nom, votre adresse, votre numéro de Registre national, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, etc. ;

  • l’identification indirecte est possible au moyen d’informations qui, combinées à d’autres informations, permettent de vous identifier.  Votre numéro de compte n’est par exemple pas nécessairement une donnée à caractère personnel, mais il le devient s’il est utilisé en association avec votre nom.

 

Le traitement et l’utilisation de données à caractère personnel englobent la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la consultation, la modification, la publication, la diffusion ou la destruction de vos données à caractère personnel.

 

2.1. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

 

Les différentes catégories de données à caractère personnel que nous traitons généralement sont les suivantes :

 

  • données d’identité, comme le prénom, le nom, la date et le lieu de naissance, le numéro de carte d’identité, le numéro de téléphone, le numéro de GSM, l’adresse e-mail, le numéro de TVA, le sexe, le numéro d’immatriculation, une copie de votre carte d’identité, etc. ;

  • données concernant des opérations financières, comme votre numéro de compte bancaire, des versements, des retraits d’argent et des virements de et vers votre compte ;

  • données financières, comme des factures, des notes de crédit, des fiches de paie, la valeur de votre bien immobilier ou d’autres actifs, vos crédits en cours, etc. ;

  • données sociodémographiques, comme votre état civil, votre composition de ménage ou d’autres relations ;

  • données audiovisuelles, comme des images des caméras de surveillance lorsque vous êtes de passage dans l’un de nos bureaux.

 

Pour des raisons légales, nous pouvons également utiliser des données provenant de sources externes (par ex. des informations émanant des organismes publics dans le cadre de la lutte contre le terrorisme et le blanchiment de capitaux).

Nous n’utilisons en principe pas de données sensibles ayant trait à la santé, aux convictions religieuses, politiques ou philosophiques, à l’orientation sexuelle ou à l’origine ethnique.

 

2.2. De qui traitons-nous les données à caractère personnel ?

 

Nous traitons des données à caractère personnel de personnes physiques et de personnes morales avec lesquelles nous entretenons, avons entretenu ou souhaitons entretenir à l’avenir une relation directe ou indirecte.

 

De telles données à caractère personnel peuvent notamment avoir trait :

 

  • à des clients et à leurs représentants ou bénéficiaires ;

  • à des clients potentiels qui manifestent de l’intérêt pour nos services ;

  • à toute personne liée à une personne morale, comme le représentant d’une société ou d’une association de fait.

 

Nous traitons par exemple vos données à caractère personnel lorsque vous entamez avec nous une relation client ou lorsque vous nous contactez par e-mail (éventuellement à partir de notre site Internet), que vous agissiez en votre nom propre ou au nom d’une personne morale.

 

Nous utilisons également des données à caractère personnel de tiers, comme des personnes qui ne font pas partie de nos clients mais qui entretiennent une relation avec le client en vertu d’une certaine qualité ou d’un certain droit.

 

Quelques exemples :

 

  • représentants légaux (par ex. mandataires) ;

  • bénéficiaires effectifs ;

  • actionnaires de sociétés s’ils sont des personnes physiques ;

  • représentants statutaires ;

  • administrateurs ou personnes désignées en tant que personnes de contact d’un client professionnel.

 

2.3. À quelles fins utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

 

Nous traitons vos données à caractère personnel à différentes fins. À chaque traitement, nous ne traitons que les données qui sont pertinentes pour la réalisation de l’objectif poursuivi.

 

Nous utilisons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

 

  • Procédure d’acceptation des clients

En notre qualité de membre de l’IEC, nous sommes soumis à la législation anti-blanchiment. En application de cette législation, nos clients doivent suivre une procédure d’acceptation. Pour tous les services en vue desquels vous souhaitez faire appel à nous, nous collectons vos données d’identification. Ce traitement repose sur l’obligation légale qui nous incombe.

 

  • Fourniture de services

Pour vous fournir les services en vue desquels vous avez demandé notre intervention.

  • Gestion de votre dossier client 

La loi nous oblige à collecter certaines de vos données à caractère personnel (copie de votre carte d’identité ou d’autres documents confirmant votre identité) afin d’évaluer si nous pouvons ou non vous accepter en tant que client. Et bien sûr, nous avons besoin de votre adresse, de votre numéro de téléphone et de votre adresse e-mail pour pouvoir vous contacter par la suite.

 

  • Gestion de votre relation client

Il se peut que vous receviez des invitations à participer à des enquêtes de satisfaction ou autres.  Nous pouvons également utiliser des notes prises durant votre visite en nos bureaux, par exemple pour vous proposer des services sur mesure.

 

  • Administration financière

Nous traitons des données à caractère personnel afin de pouvoir tenir notre propre comptabilité et réaliser notre facturation. Il s’agit dans ce cas de données d’identification et de facturation.

Ce traitement relève d’une part de l’intérêt légitime, à savoir la possibilité de tenir notre administration à jour et d’obtenir le paiement des services fournis, et d’autre part de l’obligation légale de tenir notre comptabilité.

 

  • Fins de recrutement

Nous collectons des données à caractère personnel en vue du recrutement de nouveaux travailleurs. Ce traitement trouve son fondement juridique d’une part dans le consentement du candidat et d’autre part dans notre intérêt légitime de recruter le candidat adéquat pour une fonction.

 

  • Fourniture d’informations

Nous pouvons notamment utiliser vos données à caractère personnel (comme votre adresse e-mail) pour vous informer de modifications de la législation et d’autres sujets susceptibles de vous intéresser. Nous pouvons en outre utiliser votre adresse e-mail pour vous informer de nos services, par exemple en cas de modifications ou améliorations imminentes.

 

  • Infractions à la législation

La prévention, la détection et la répression des infractions à la réglementation que nous sommes tenus de respecter (par ex. dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la fraude fiscale).

 

Nous ne vendrons ni ne louerons vos données à des tiers. Nous ne partagerons pas non plus vos données à caractère personnel avec des entreprises, organisations et personnes extérieures à Rens Accountants, sauf dans l’une des circonstances suivantes :

 

  • Avec votre consentement

Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des entreprises, organisations et personnes extérieures à Rens Accountants si vous nous avez donné votre consentement à cette fin. Nous avons besoin de votre consentement explicite pour pouvoir partager des données à caractère personnel sensibles.

  • Avec des gestionnaires de domaines

Nos logiciels sont gérés par un gestionnaire de domaines qui a accès à vos données à caractère personnel (dont votre adresse e-mail et d’autres données). Ce gestionnaire de domaines est notamment susceptible :

  • d’ouvrir ou de conserver vos données qui ont été enregistrées dans le cadre de la création de votre profil ; 

  • de recevoir vos données pour satisfaire à la législation et à la réglementation en vigueur, aux procédures légales ou aux demandes émanant d’instances publiques ;

  • de supprimer ou d’adapter des données.

 

  • Pour des raisons juridiques

Nous partageons des données à caractère personnel avec des entreprises, organisations et personnes extérieures à Rens Accountants si nous pensons de bonne foi que l’accès à, l’utilisation, la conservation ou la divulgation des données est raisonnablement requise pour :

  • satisfaire à la législation et à la réglementation en vigueur, aux procédures légales ou aux demandes exécutoires émanant d’instances publiques ;

  • exiger la réalisation des conditions applicables, dont l’examen de potentielles violations ;

  • détecter, prévenir ou lutter d’une autre manière contre la fraude et les problèmes techniques ou de sécurité ;

  • protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Rens Accountants, de sa clientèle ou du public, comme exigé ou autorisé par la loi.

 

  • Nous n’utilisons pas vos données à des fins de profilage

Le profilage désigne toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel utilisant ces données pour évaluer certains aspects personnels de l’individu, et en particulier pour analyser et prédire des éléments ayant trait à son rendement au travail, à sa situation économique, à sa santé, à ses préférences personnelles, à ses centres d’intérêt, à sa fiabilité, à son comportement, à sa localisation ou à ses déplacements.

 

 

3. Comment protégeons-nous vos données ?

 

Notre réputation en matière d’intégrité et de respect de la vie privée de nos clients est cruciale à nos yeux.  Nous mettons tout en œuvre pour nous conformer à la loi belge relative à la protection de la vie privée et à ses arrêtés d’exécution.  La Commission de la protection de la vie privée exerce à cet égard une surveillance.

 

Conformément à la loi, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles adéquates (par ex. des procédures, des mesures de sécurisation IT, etc.) afin de garantir que vos données à caractère personnel soient suffisamment protégées contre la perte ou le vol accidentel.

 

Nous prenons notre responsabilité de sécuriser vos données très au sérieux et nous avons introduit à cette fin un cadre de sécurisation qui est mis à jour régulièrement. Nous avons dans ce contexte instauré les mesures et procédures techniques adéquates pour garantir l’intégrité de vos données à caractère personnel et garantir qu’elles soient traitées en toute confidentialité et en toute sécurité.

Certaines données non sensibles (votre adresse e-mail) sont envoyées normalement par Internet, ce qui ne peut donc jamais être à 100 % sûr.  Par conséquent, et bien que nous aspirions à protéger vos données à caractère personnel, il n’est pas possible de garantir la sécurité de la transmission des informations et celle-ci se fait donc à vos propres risques. 

Nous faisons néanmoins tout notre possible pour nous protéger, ainsi que nos clients, contre l’accès non autorisé aux données en notre possession ou leur adaptation, divulgation ou destruction non autorisée.

Nous évaluons périodiquement et systématiquement notre procédure de collecte, d’enregistrement et de traitement des données, dont les mesures de protection physiques contre l’accès non autorisé aux systèmes.

 

 

4. Qui a accès à vos données et à qui sont-elles communiquées ?

 

Nous limitons l’accès aux données à caractère personnel aux collaborateurs et sous-traitants de Rens Accountants qui doivent en prendre connaissance afin de les traiter pour le compte de Rens Accountants.  Ces personnes sont soumises à des obligations de confidentialité contractuelles strictes et peuvent être sanctionnées ou licenciées si elles ne s’y conforment pas.

 

Il arrive que la loi nous oblige à partager vos données avec des parties externes.  Nous sommes légalement tenus de communiquer des données à caractère personnel aux tiers suivants :

 

  • autorités publiques, instances de régulation et autorités de surveillance lorsqu’il existe une obligation légale de communiquer ou de divulguer les données des clients, par exemple le fisc ou la Banque Nationale de Belgique (BNB) ;

  • des instances judiciaires ou d’investigation, comme la police, les procureurs du Roi, les tribunaux, les organes d’arbitrage ou de médiation, à leur demande expresse ;

  • les avocats, par exemple dans le cadre de faillites, les notaires, par exemple dans le cadre de l’octroi d’un crédit hypothécaire, les administrateurs qui gèrent les affaires de tiers et les réviseurs d’entreprises.

 

 

5. De quels droits disposez-vous ?

5.1. Le droit d’accéder aux données

 

Nous aspirons à une grande transparence quant aux données que nous utilisons. La loi vous confère le droit d’accéder aux données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet.

 

Nous pouvons vous :

 

  • fournir une description des données à caractère personnel que nous conservons ;

  • expliquer pourquoi nous collectons vos données ;

  • communiquer à quelles parties externes les données sont transmises ;

  • expliquer les motifs de l’éventuel traitement automatique de vos données.

Pour accéder à vos données à caractère personnel, vous pouvez utiliser les canaux renseignés dans la présente déclaration. Avant de donner suite à votre demande, nous pouvons vous demander de présenter une preuve d’identité. Nous vous transmettrons ensuite une copie des données que nous utilisons. Pour chaque copie supplémentaire que vous demanderez, nous pourrons vous demander une contribution raisonnable pour les frais administratifs.

 

5.2. Le droit de rectifier les données

 

Nous mettons tout en œuvre pour garantir que vos données à caractère personnel soient précises, actuelles, complètes, pertinentes et non trompeuses.  Nous pouvons vous demander de confirmer si vos données sont encore à jour. Si vous pensez que les données à caractère personnel en notre possession ne sont pas correctes, vous pouvez nous demander de les modifier.

Nous adapterons vos données à caractère personnel s’il s’avère qu’elles sont erronées, obsolètes, incomplètes, non pertinentes ou trompeuses compte tenu des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

 

Si nous rectifions vos données alors que nous les avions au préalable partagées avec un tiers, nous informerons également ce tiers lorsque la loi nous y oblige.

 

Si nous refusons de donner suite à votre demande de rectification de vos données à caractère personnel, nous vous expliquerons pourquoi et vous indiquerons comment vous pouvez introduire une plainte.  Dans ce cas, nous pouvons vous fournir une déclaration complémentaire selon laquelle les données sont à votre avis erronées.

 

5.3. Le droit de faire supprimer ou limiter les données

 

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Vous reconnaissez dans ce cas que si vous demandez la suppression de données à caractère personnel, certains services ne pourront pas vous être fournis. 

Vous pouvez aussi nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

 

5.4. Le droit de vous opposer à une certaine utilisation de vos données

 

Vous avez à tout moment le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel. Vous devrez toutefois motiver cette demande.

Vous pouvez aussi vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, auquel cas vous ne devrez pas motiver votre demande. 

 

5.5. Le droit de transmettre des données à une tierce partie

 

Vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons sous une forme structurée, courante et lisible par machine. Vous avez également le droit de faire transmettre ces données à d’autres responsables du traitement. 

 

5.6. Le droit d’exercer vos droits

 

Vous avez à tout moment le droit de révoquer votre consentement en vue du traitement de vos données à caractère personnel (à condition que le traitement repose sur votre consentement).

 

5.7. Le droit de déposer plainte

 

Nous sommes investis de la responsabilité de traiter avec soin les données à caractère personnel que vous nous confiez.

Nous nous engageons à traiter rapidement toute plainte en matière de protection de la vie privée et nous disposons donc de procédures pour nous permettre de réagir efficacement à tout problème que vous nous signalez.

 

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations au sujet des parties externes à qui nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel en vertu d’une obligation légale ou dans le cadre d’un service que nous leur avons confié, ou si vous avez une plainte à formuler au sujet du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter en :

 

 

Vous pouvez aussi nous envoyer un courrier ordinaire à l’adresse suivante :

 

Rens Accountants BVBA

Schaliënhoevedreef 20c

2800 Malines

 

Vous avez aussi le droit d’introduire une plainte auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée :

 

Commission de la protection de la vie privée 

Rue de la Presse 35

1000 BRUXELLES

Tél. 02/274.48.00

Fax 02/274.48.35

commission@privacycommission.be

 

 

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

 

Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour nos activités et pour la fourniture de nos services, sauf si nous devons conserver vos données à caractère personnel plus longtemps en vertu d’une obligation légale ou parce que la période durant laquelle une action en justice peut être intentée n’a pas encore expiré.

 

En tout état de cause, votre dossier client ne sera pas conservé plus longtemps que jusqu’à 10 ans après la fin de la relation client.

7. Notre politique en matière de cookies

 

Nous utilisons des cookies sur notre site Web afin d’en améliorer le fonctionnement, de retenir vos préférences et de vous proposer des informations que nous pensons susceptibles de vous intéresser.

 

En termes simples, les cookies sont des petits fichiers de données qui sont enregistrés sur votre ordinateur. Ils peuvent avoir différentes fonctions, mais ils servent généralement à conserver des données concernant les sites Internet que vous visitez. Ils contiennent une petite quantité d’informations concernant vos visites sur un site spécifique, qui peuvent être utilisées pour retenir vos préférences en vue d’une visite ultérieure.

 

Les cookies peuvent être fonctionnels et contenir des données vous concernant (en votre qualité d’utilisateur), comme la langue ou l’unité monétaire de votre choix, de manière à ce que vous les voyiez réapparaître chaque fois que vous retournez sur le site.

 

Les cookies peuvent aussi être « techniques » et conserver des données concernant les pages du site Internet de Rens Accountants que l’utilisateur a visitées et sur lesquelles il a encodé des informations dans des formulaires. De tels cookies vous fournissent des informations sur mesure et vous évitent de voir sans cesse apparaître les mêmes annonces ou messages.

 

Nous utilisons également les données que les cookies enregistrent à des fins de statistiques et d’études au sujet du site Internet de Rens Accountants, et pour en améliorer le contenu et la performance.

 

La plupart des navigateurs sont automatiquement paramétrés pour accepter les cookies. Vous pouvez toutefois paramétrer votre navigateur de manière à ce qu’il vous informe de la manière dont vous pouvez gérer ces cookies. Si vous refusez nos cookies, il se peut que notre site Internet fonctionne plus lentement ou que vous ne soyez pas en mesure de bénéficier de tous les services.

 

 

8. À propos de cette Déclaration Vie Privée

 

La présente Déclaration Vie Privée s’applique à partir du 25 mai 2018 et peut être modifiée afin d’en aligner le contenu sur les modifications de la législation. Toutes les modifications seront toujours annoncées sur notre site Internet.

 

Pour obtenir plus d’explications au sujet de la présente Déclaration Vie Privée, vous pouvez vous adresser en tout temps aux gérants de Rens Accountants par e-mail à l’adresse info@rensaccountants.be, en complétant le formulaire de contact sur le site Internet www.rensaccountants.be ou par téléphone au 015/21.88.00.

 

Avant de donner suite à votre demande, nous pouvons vous demander de présenter une preuve d’identité.